L'autentica della firma da parte del funzionario incaricato dal Sindaco è possibile per:
- dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati, qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza, riguardanti se stesso o altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.);
- istanze da presentare a privati
- delega al ritiro di emolumenti economici della Pubblica amministrazione (pensioni).
L'autentica di firma per deleghe, autorizzazioni, procure, mandati sono di competenza del notaio o di altri pubblici ufficiali e non del Funzionario Incaricato dal Sindaco.
La firma deve essere effettuata dall'interessato davanti al pubblico ufficiale, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità in corso di validità) e attestare che la firma è stata apposta in sua presenza.
I funzionari incaricati dal Sindaco possono operare solo su documenti redatti in lingua italiana, pertanto, un documento straniero dovrà essere accompagnato da una traduzione opportunamente legalizzata.
In caso di dichiarazioni o istanze rivolte alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di servizi pubblici non è necessaria l'autentica di firma. In questo caso è possibile firmare davanti all'impiegato addetto a ricevere la documentazione oppure inviarla via posta, allegando fotocopia di un documento d'identità.